Mi Plan de Gestión de Archivos

Ya ando navegando por mi segundo curso online, un NOOC (Nano curso abierto, masivo y en línea) organizado por el INTEF (Instituto Nacional de Tecnologías Educativas y de Formación del Profesorado)

¿Gestionas eficazmente tu información?

Esa es la pregunta sobre la que investigo y me perfecciono.
Pues bien, ahí va mi actividad. Se trata de explicaros cómo organizo, almaceno y recupero la información en mis diferentes dispositivos digitales. Para tal fin se nos ha proporcionado información para hacer más efectivas y rápidas estas tareas. He pensado pues, que qué mejor tarea que organizar mi información según lo aprendido y mostrárosla.

1. Dispositivos de los que dispongo y uso.

- PC de mesa, con window 10.
- Ordenador portátil, con SO W10.
- Tablet/Android.
- Móvil.
- Notebook del colegio con Guadalinex (Linux)
-  Dos memorias externas: una 3.5 de un tb y otra de 2.5 de 650 con una doble partición.
- 5 pendrives que oscilan entre 4 y 32 GB.
- Alguna que otra tarjeta de memoria, usada sobre todo para vídeos y fotografías.
- Correo de gmail.
- Dropbox.
- Google Drive.
- SlideShare.
- Picassa
- Blog propio y página web de mi colegio.


Hasta que no te pones a contarlos, no te das cuenta de tanto que usas. Alguno habrá que deje atrás.

Pues bien, entre todos estos dispositivos físicos, virtuales, particulares, compartidos, ...... organizo  y almaceno toda mi información tanto personal, como laboral.


2. ¿Cómo me organizo?

Sí bien es cierto, que tengo que poner en orden cada x tiempo todo lo que guardo, pues llega un momento que gobierna el caos en mi escritorio, sobre todo en momentos cercanos a las evaluaciones.
Cada 20 días, de los aspectos más importantes, suelo hacer una copia de seguridad que almaceno en varios dispositivos externos, por si acaso. Esto lo hago tras la experiencia y por haber perdido en más de una ocasión documentos importantes.
También suelo llevar una carpeta de programas para las posibles incompatibilidades entre sistemas operativos y ante la imposibilidad de tener conexión a internet, que a pesar de los tiempos en los que estamos, también ocurre esto. Se me ocurre ahora mismo por ejemplo los archivos con extensión .odt, de linux, correspondientes a su procesador de textos. En más de una ocasión, con las prisas, le das a guardar de forma estándar y...... al abrirlo con office ..... ohhhhhhh ...... no puedes. Ya tengo la costumbre de pasar estomáticamente el archivo a pdf para poder abrirlo sin problemas y que no se me desconfigure nada.

A continuación os enseño una captura de pantalla de mi última copia de seguridad de mis documentos más importantes del trabajo.

A simple vista aparece muy organizado.... veremos al abrir algunas carpetas.
Como ya he pasado por unos pocos de colegios, acostumbro a poner el nombre de este, seguido del año escolar, eso me hace encontrar rápido cualquier información.
¿Como organizo la información dentro del año escolar?

Tengo dos carpetas de programaciones, una para los documentos anuales y otra de tutoría y programación diaria propiamente dicha.
La carpeta de programación de ciclo la tengo por carpetas. Ahí va una captura de pantalla.

Por otro lado, la más usada, la organizo así:

Dentro de la carpeta de actividades, guardo mi trabajo diario de fichas y evaluaciones para el proyecto que llevo a cabo en este tercer trimestre.

Muchos de estos documentos los tengo que compartir y para ello, de momento, la opción que más uso es el correo gmail. En mi anterior centro usábamos la nube, sobre todo google drive y dropbox. En este, aún tenemos ue seguir perfeccionándonos al respecto. A veces, la gente se agobia cuando tiene que escribir en un doc sincronizado con varias personas y no es la primera vez que borran información. Desde luego, esta opción es la más cómoda, tanto para poder acceder a la información desde cualquier lugar siempre que se cuente con conexión a internet, como para poder compartirla con los profesionales necesarios.



Para recuperar información importante llevo a cabo las siguientes estrategias:
- Hacer a menudo copias de seguridad de mis documentos más importantes.
- Usar diferentes dispositivos, tanto la nube como físicos.
- Para cada materia uso primero, el nombre de la asignatura, seguido del curso y una  palabra clave sobre su contenido.
- Por supuesto, tengo que aprender mucho al respecto, pues también a menudo tengo que hacer uso del buscador local para encontrar algún archivo que no guardé como estoy acostumbrada o no sé en que ubicación lo coloqué.


Es este NOCC, aunque corto, he aprendido muchas cosas. Lo primero, replantearme mi forma de organizar mis diferentes documentos. No está mal, pero, por supuesto, puedo mejorar, de cara a hacer mi labor educativa más práctica y eficaz.


Una compañera ha proporcionado el programa FolderColorizer. Aplicación de fácil instalación y aplicación para darle un toque de color a nuestras carpetas. Ya he pensado, de cara al curso que viene, cómo voy a usar ésto. En breve, prepararé la carpeta para la siguiente etapa y hará una captura de pantalla para presentaros cómo me ha quedado.

Por otro lado, he dado con un artículo no muy extenso que nos da pautas muy claras sobre cómo crear un buen plan de organización de información.

Aunque conocía de esa opción,pocas veces la he usado. Sin embargo un compañero proponía un programa para renombrar archivos en masa. No hace falta instalar ningún programa si no quieres. Os lo muestro en este artículo que espero que os sirva.